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研究生院资助外派出国(境)办理流程

作者:培养处 发布日期: 2017-06-08
 

1.申请: 按研究生院网站要求准备好相关材料,连同国际交流合作处(位于10号楼105室,电话:68912389)的“北京理工大学生因公出国(境)申请表”(网址:http://www.chinashaner.com/xxgk/gljg/dqjg/gjjlhzc/ygcgj/xscg/71459.htm),一同提交至研究生院317办公室(本流程上所有与研究生院有关的领取及提交手续均在每周一、三、五办理)

2.审核: 等待研究生院审核上述材料(一周以内)后,持研究生院已审批签字的“北京理工大学生因公出国(境)申请表”连同国际交流合作处要求提交的其他材料(http://international.chinashaner.com/ygcg/bszn/blsp/index.htm) 交至国际合作交流处,等待出境批件(出境前未获得批件者,出境费用不予资助

3.拿到批件后,原则上需申请人尽量事先垫付费用,回国(境)后再予以报账。如因特殊原因需借款者, 在我校财务系统里进行网上报账预约申请(学生无法预约,须请自己的导师协助在网上预约。预约交单时间须填写至少一周以后,留出时间等待研院审核签字),打印借款单(一式2份)交到研究生院317 (必须在获得研究生院审核并获得出境批件后10个工作日内完成借款,逾期不予办理)

4.总结及报账:外派回境后7个工作日内(如遇寒暑假顺延至开学), 到研究生院报到并按照总结模板(http://grd.chinashaner.com/gjjl/xnlhpyxm/wjxz_xn/20986.htm)要求提交一份个人总结(不交个人总结者不予办理报账手续),如已事先垫付费用出境者,直接进入报账环节。

5.报账环节:

a.填写(不可手写,只可打印。其中“经费负责人”处空着不填)国际合作交流处的“出国(境)费用结算单”(网址:http://international.chinashaner.com/xzzx/ygcgbs/31315.htm,提交到国际交流合作处审核签字(具体填写问题咨询国际交流合作处)。

b.在我校财务系统里进行网上报账预约申请( 学生无法预约,须请自己的导师协助在网上预约。预约交单时间须填写至少一周以后,留出时间等待研院审核签字。)打印“北京理工大学网上报账单”(表中经办人和证明人需填写)

c. 将“出国(境)费用结算单”、“北京理工大学网上报账单”和“出国批件原件”交至研究生院317办公室,等待研究生院审核(通常一周以内)

6.拿着研究生院审核签字的结算单及报账单去财务报账(具体需要何种票据,咨询财务处),必须在回境后11个工作日内办理报账手续,逾期则资助废止。如遇寒暑假或经费不到位等情况,根据实际情况顺延)

注:由于借款手续较复杂,用于购买机票的款财务也只能是给航空公司或票务代理直接开支票,申请人拿不到买机票的现金,所以建议申请人尽量事先垫付费用,回来后再予以报账。出境前必须在国际交流合作处办理出境批件,否则不予资助!